Mówi się, że wszystko, co pierwsze i nowe – jest trudne. Pierwsza jazda na dwóch kółkach na rowerze, poznanie nowej grupy znajomych, nauczenie się obcego języka – są to przykłady sytuacji, gdy ciekawość i chęć rozwoju okazała się dla nas większa niż strach przed nieznanym. Taki sam cel przyświeca osobom, które dołączają do naszej organizacji. Choć przychodzą do nas pełni entuzjazmu, zaintrygowani nowymi zadaniami i chętni do nawiązania znajomości – nie zapominajmy, że na początku jest im dość trudno odnaleźć się w świecie, który dla nas jest już codziennością. Na szczęście nie pozostawiliśmy ich bez wsparcia – przygotowaliśmy dla nich program powitalny. Na dobry start!

„Nie bez powodu mówi się, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, nie można go powtórzyć. Taka sama sytuacja jest z firmą i pracownikiem, dlatego pierwsze tygodnie pracy są tak ważne dla obu stron” – mówi Aneta Osiecka-Filary, HR Busines Partner – „Z uwagi na dynamiczny rozwój naszej firmy postanowiliśmy wspólnie z zespołem projektowym wypracować standard wdrożeniowy, który będzie spójny dla wszystkich działów w firmie PxCW. Celem naszych działań było przygotowanie takiego planu wdrożenia, który w możliwie najkrótszym czasie pozwoli nowym pracownikom stać się efektywnymi pracownikami w pełni zapoznanymi z kulturą organizacyjną, wartościami oraz misją naszej firmy,  ale także z kolegami z działu – i co bardzo ważne – z przełożonymi” – dodaje Aneta.

Realizacja projektu onboardingowego dla obszaru administracji była złożona i wieloetapowa. Z tego powodu w ramach poszczególnych zadań dzieliliśmy się na mniejsze podgrupy, a podczas regularnych 2-godzinnych spotkań realizowanych co 2 tygodnie, wspólnie dyskutowaliśmy na temat wypracowanych rozwiązań, omawialiśmy je i nanosiliśmy potencjalne korekty. Różnorodność grupy projektowej z pewnością pomogła przyjąć perspektywę poszczególnych działów i uwzględnić ich potrzeby.

W ramach realizacji projektu zaczerpnęliśmy z doświadczenia innych firm, czego przykładem była nasza wizyta benchmarkingowa w innej firmie produkcyjnej, podczas której dopytaliśmy o rozwiązania w kontekście wdrożenia nowych osób. Była to dla nas ciekawa inspiracja, choć nadal wiele rozwiązań zdecydowaliśmy się dopasować do specyfiki naszej firmy i do kultury organizacyjnej, w jakiej funkcjonujemy.

• ROZPOCZNIJMY OD SERCA NASZEJ DZIAŁALNOŚCI…

 „Wizyta na produkcji to bardzo dobry początek przygody z Phoenix Contact” – mówi członek zespołu projektowego, Michał Czyżewski, Kierownik Strumienia Wartości PCC. – „Bardzo ważne jest to, by każdy nowy pracownik naszej organizacji, bez względu na to, do jakiego działu zostaje zatrudniony, miał okazję zobaczyć, czym tak naprawdę się zajmujemy, co jest naszym kluczowym biznesem. Praca na produkcji to czas, w trakcie którego mamy okazję poznać nie tylko sam montaż artykułów, ale również to, jak wyglądają wszystkie procesy towarzyszące, dzięki czemu można zobaczyć wzajemne zależności i powiązania. Jest to również okazja na zapoznanie się ze środowiskiem Phoenix Contact i z kulturą firmy”.

• ZINTEGRUJMY SIĘ!

Kilkudniowa praca na stanowisku montażowym z pewnością będzie dla nowego pracownika cennym doświadczeniem, jednak warto, aby miał okazję poznać również inne działy. „Jesteśmy dużą organizacją, co powoduje, że nowej osobie niezwykle trudno jest odnaleźć się w tak różnorodnym i rozbudowanym środowisku” – opowiada redakcji Celnej Krzysztof Mrozek, Kierownik Serwisu Form w Dziale Narzędziowni. – „Poprzez organizację Phoenix Day chcemy przede wszystkim dotrzeć do nowo zatrudnionych z informacjami, które pozwolą im w możliwie krótkim czasie zadomowić się u nas. Chcielibyśmy również postawić duży nacisk na integrację. Dla każdego z nas praca stanie się bardziej efektywna i przyjemna, jeżeli pojawi się wzajemne wsparcie i życzliwość. To dla mnie bardzo ważne”.

Phoenix Day zajmuje nowych pracowników przez cały dzień – aż tyle czasu zajmuje przedstawienie nawet podstawowych informacji o firmie i o każdym dziale! Termin Phoenix Day przypada na od dwóch do czterech tygodni od momentu zatrudnienia. W tym okresie nowa osoba będzie już w stanie trochę oswoić się z organizacją i łatwiej przyjąć większą pulę informacji.

A jak wygląda przebieg Phoenix Day? „Rozpoczynamy od prezentacji na temat firmy” – opowiada Krzysztof – „W trakcie pokazu nowozatrudnione osoby poznają m.in. historię, strukturę, obszary produkcji i kierunki rozwoju naszej organizacji. Przekazywanie informacji jest przeplatane różnymi grami, które mają na celu aktywizację uczestników i ich wzajemną integrację. Druga część dnia jest przeznaczona na wycieczkę po firmie. Każdy dział jest prezentowany przez swojego przedstawiciela, dzięki czemu można uzyskać odpowiedzi nawet na bardzo dociekliwe pytania”.

• KIM JEST OPIEKUN?

Za wdrożenie pracownika odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony. W programie onboardingowym pojawi się również nowa, ważna funkcja – funkcja opiekuna. Jest to osoba, która zapewnia nowemu pracownikowi wsparcie i pomoc we wdrożeniu się w nowe środowisko i kulturę firmy. Dzięki opiekunowi nowy pracownik szybciej odnajduje się w nowym zespole i strukturze organizacji, łatwiej przyswaja nieformalne zasady kultury firmy, odczuwa niższy poziom stresu i szybciej staje się wsparciem dla zespołu.

• PAKIET INFORMACJI W JEDNYM MIEJSCU

W ramach projektu opracowany został również Przewodnik po PxCW dla Specjalistów i Kierowników, który powstał na wzór Przewodnika po PxCW dla nowych Pracowników Pośredniej i Bezpośredniej Produkcji. Zebraliśmy w formie broszury wszystkie najważniejsze informacje, które powinien otrzymać w pierwszych dniach pracownik administracji. Znajdziemy tam pigułkę wiedzy m.in. na temat naszych kierunków strategicznych, procesu Zarządzania Wynikami Pracy, poruszania się w systemie BeeOffice oraz w Service Catalogu. Nie zabrakło także informacji o ofercie szkoleniowej Akademii PxCW oraz Programu Przywództwa. Ponadto broszurę wdrożeniową uzupełnia mapka firmowa dla łatwiejszego odnalezienia się w infrastrukturze hal.

• TWOJE WDROŻENIE JEST DLA NAS WAŻNE

Istotnym elementem dobrego wdrożenia jest ewaluacja. „Jednym z ostatnich etapów projektu było przygotowanie ankiety dla pracowników po okresie wdrożeniowym” – opowiada Ania Gościniak, Kierownik ds. Planowania Produkcji DC. – „Dzięki temu możemy sprawdzić, jak efektywnie przebiegł proces wdrożenia pracownika na nowym stanowisku pracy. Dowiadujemy się, na ile pracownik uzyskał wszystkie potrzebne informacje i zasoby, a które elementy onboardingu wymagają poprawy. To pozwoli stale usprawniać i ulepszać proces”.

Mamy nadzieję, że wypracowany standard zapewni efektywne wdrożenie nowych pracowników Administracji w ich obowiązki i zadania, a także umożliwi szybsze poznanie specyfiki działu, współpracowników i panującej kultury organizacyjnej.

Magda i Marta