Richtig priorisieren mit der Eisenhower-Matrix

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Ihr habt viel zu tun, aber zu wenig Zeit? Willkommen im Alltag von… äh, jedem. Wichtig dabei ist, wie ihr mit dem ganzen Stress umgeht. Im heutigen Beitrag erklären wir euch, wie ihr eure Aufgaben richtig priorisiert und so dem Stress ein wenig entgeht.

Treiben im Meeting

Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form – quasi für unterwegs!  Im heutigen Beitrag erfährst du, wie du mit einer simplen Matrix deine Aufgaben besser priorisieren kannst.

Wer kennt es nicht: Von letzter Woche sind noch Aufgaben liegen geblieben, trotzdem flattern immer mehr Aufgaben rein. Im eigenen E-Mail-Postfach befinden sich 37 ungelesene Mails. Ein Kollege ist im Urlaub. In seinem Postfach sind weitere 29 Mails, um die sich jemand kümmern muss. Außerdem klingelt das Telefon alle zehn Minuten. So geht es wohl den Meisten bei der Arbeit. Auch im privaten Leben ist es oft nicht besser. Die To-Do-Liste wird immer länger, dabei möchte man doch auch mal einfach auf dem Sofa liegen und nichts tun.

Das Schlüsselwort ist Priorisieren

Wenn die Aufgaben sich türmen, hilft es zu priorisieren. Dabei entscheidet man, was zuerst erledigt werden muss und was vielleicht noch etwas Zeit hat. Eine gute Hilfe dafür bietet die Eisenhower-Matrix. Sie ist nach dem ehemaligen amerikanischen General und Präsidenten Dwight Eisenhower benannt. Die anfallenden Aufgaben können dort einer von vier Kategorien zugeordnet werden.

Die Eisenhower-Matrix

Dabei sortiert man die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtige und gleichzeitig dringende Aufgaben solltet ihr sofort erledigen. Sie haben oberste Priorität. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben können zunächst verschoben werden. Aber: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben! Macht euch einen Termin in den Kalender für einen Tag, an dem ihr etwas mehr Zeit habt. Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, solltet ihr versuchen abzugeben. Vielleicht hat jemand anders gerade etwas Luft und greift euch gern unter die Arme. Ist das nicht möglich, solltet ihr sie nach den wichtigen und dringenden Aufgaben erledigen. Habt ihr Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringlich sind? Dann bearbeitet sie nicht. Manche dieser Aufgaben können oft direkt in den Papierkorb wandern. Alle anderen können warten, bis Zeit dafür ist.

Effizientes Arbeiten

Die Matrix bietet ein simples Entscheidungsraster, wenn man mal in zu vielen Aufgaben versinken sollte. Klar, die Einordnung der Aufgaben in die Matrix nimmt auch Zeit in Anspruch. In der Zeit könnte man auch direkt eine davon erledigen. Es lohnt sich aber wirklich, die Felder auszufüllen. Einerseits habt ihr in der Matrix einen guten Überblick über die Aufgaben, andererseits bearbeitet ihr sie in einer effizienteren Reihenfolge. Natürlich bietet die Matrix nicht für alles eine Lösung. Wenn eure Aufgaben nur im Feld „Wichtig & dringend“ landen, habt ihr dadurch nichts gewonnen. In dem Fall solltet ihr mal das Gespräch mit eurem Chef suchen, um gemeinsam eine Lösung zu finden.

Was tun mit der gewonnenen Zeit?

Im besten Fall kann euch die Matrix beim Zeitmanagement so sehr unterstützen, dass ihr Zeit gewinnt. Statt Überstunden zu machen, könnt ihr pünktlich in den Feierabend gehen. Um am nächsten Tag noch effizienter zu arbeiten, solltet ihr die gewonnene Zeit gut investieren. Gemeinsame Zeit mit der Familie oder eine Runde Joggen im Park – das sind gute Möglichkeiten, das Stresslevel zu senken. Wer weniger Stress hat, kann auch konzentrierter arbeiten. Ein Allheilmittel ist außerdem der Schlaf. Wer mindestens sieben (besser acht) Stunden schläft, ist am nächsten Tag konzentrierter bei der Sache und kann mehr schaffen.

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