Die E-Mail-Flut bewältigen

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E-Mails sind für viele im Berufsalltag die wichtigste Form der Kommunikation. 21 E-Mails landen im Durchschnitt pro Tag im Posteingang. Laut einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands “Bitkom” sind das drei mehr als noch vor vier Jahren. Die E-Mail bleibt damit das Kommunikationsmittel Nummer eins. Im Beitrag erfahrt ihr, wie man die E-Mail-Flut schneller in den Griff bekommt.

Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form  quasi für unterwegs! Im Beitrag erfahrt ihr, mit welchen einfachen Regeln man die Flut an E-Mails schneller in den Griff bekommen kann.

Produktivität steigern

Eine Vielzahl an eingehenden E-Mails kann das konzentrierte Arbeiten stören. Daher sollten die E-Mails lieber bewusst abgerufen werden. Im Idealfall solltet ihr euch eine definierte Zeit pro Tag blocken, um eingegangene E-Mails zu lesen und zu beantworten. Ein weiterer Störfaktor sind optische und akustische Signale, die auf neue E-Mails hinweisen. Diese sollten in jedem Fall deaktiviert werden.

Struktur und Suche nutzen

Alle eingehenden E-Mails im Posteingang zu sammeln führt schnell dazu, dass man den Überblick verliert. Eine Ordnerstruktur im eigenen E-Mail-Programm kann hier Abhilfe verschaffen. Hier können dann ein- und ausgehende E-Mails nach verschiedenen Projekten und Themen verwaltet und einsortiert werden. Idealerweise übernimmt man die Ordnerstruktur des jeweiligen Teams. Eine solche strukturierte und systematische Ablage erleichtert die Suche nach bestimmten E-Mails. Zusätzlich kann man hierbei auf die ausgedruckte physische Ablage verzichten.

Treffende Betreffe verwenden

Bestimmte Kennzeichnungen im E-Mail-Betreff ermöglichen den Empfängern, die Relevanz der E-Mail effizienter bewerten zu können. Folgende gängige Bezeichnungen können hierfür verwendet werden:

  • TODO: Aufgabe an den Empfänger.
  • ENTSCHEIDUNG: Bitte um eine Entscheidung durch den Empfänger.
  • INFO: Eine Mitteilung an die Empfänger, die keine Aktion verlangt, sondern lediglich informiert.
  • SOFORT: Dringend! Eine Mitteilung an den Empfänger, die unmittelbar beantwortet werden muss.
  • FRAGE: Bitte an den Empfänger um Zusendung einer Information.
  • EOM: Am Ende des Betreffs bedeutet „End of Message“, dass die Nachricht nicht geöffnet werden muss. Alle Informationen stehen im Betreff.

Ruhig auch mal zum Telefon greifen

Bei komplexen und auch zwischenmenschlichen Themen sollte lieber zum Telefon gegriffen werden. Gerade bei umfangreichen Inhalten ist ein Telefonat von zehn Minuten schneller abgehandelt als eine E-Mail, für die man eine halbe Stunde benötigt. Auch das Risiko für Missverständnisse lässt sich so reduzieren.

Über den Autor

Employer Branding gestalten und im Personalmarketing umsetzen, dass ist eine meiner Aufgaben im Bereich Corporate HR Solutions. Hier gehört natürlich auch unser Blog dazu. Wenn ich nicht im Büro oder auf Messen bin, gehe ich auf Konzerte und auf Reisen oder koche mit meiner Familie – am liebsten Sushi. Besucht mich auf LinkedIn.

 

 

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