Meetings strukturieren und organisieren? Nicht immer ganz einfach. Oft bekommt man nicht alle Themen unter einen Hut, die auf dem Plan für das angesetzte Meeting stehen. Manchmal weicht man sogar vom Plan ab, ohne es zu bemerken. Die Lösung bietet PACER. Mehr dazu im heutigen Beitrag.

Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form – quasi für unterwegs! Heute geben wir euch Tipps rund um das Thema Meetings und wie ihr diese strukturiert durchführt.

Unser Haupttipp für euch: nutzt PACER! Was das ist? Das erklären wir euch jetzt. Eine Methode, wie ihr ein Meeting zielführend strukturieren könnt.

PACER ist ein Akronym und steht für:

Imagebild zum Thema Meetings

P – Purpose (Zweck)

A – Agenda (Ablauf)

C – Code of Conduct (Verhalten)

E – Expectations (Erwartungen)

R – Roles (Rollenverteilung)

Purpose

Jeder im Raum sollte wissen, worum es im Meeting geht und welchen Zweck das Zusammentreffen hat. Fragt im Zweifelsfall einmal in der Runde nach, ob jedem klar ist, was das Thema des Meetings ist. Gegebenenfalls könnt ihr die ersten Verständnisprobleme so direkt zu Beginn des Meetings aus der Welt schaffen.

Agenda

Nutzung von Flipcharts in Meetings

Nachdem der erste Schritt erledigt ist, wird der Ablauf des Meetings im Detail geklärt. Auf einer Flipchart oder in einer Präsentation könnt ihr die einzelnen Punkte chronologisch auflisten. Zusätzlich könnt ihr hinzufügen, wieviel Zeit euch für die einzelnen Punkte im Meeting zur Verfügung stehen. Dies verschafft euch einen guten Überblick über das Zeitmanagement. Falls es außerdem Punkte gibt, die wichtiger sind als andere, könnt ihr diese natürlich durch Markieren priorisieren. Lest dazu auch diesen Blogbeitrag zum Thema „Richtig priorisieren mit der Eisenhower-Matrix“.

Code of Conduct

Nutzung von mobilen Geräten in Meetings

Es schadet auch nicht, ein paar grundlegende Verhaltensregeln für das Meeting aufzustellen. Auf einem Flipchart könnt ihr zum Beispiel aufschreiben, dass während des Meetings keine E-Mails gecheckt werden sollen. Bei internen Meetings ist das eventuell noch tragbar. In Meetings mit Externen jedoch unangebracht. Wie sieht es mit der Nutzung von Smartphones aus? Stellt auch hierfür Regeln auf. Eventuell müssen auch Kommunikationsregeln aufgestellt werden. Sitzen in dem Meeting Personen, die gerne das Wort haben, muss geklärt werden, wer wann reden darf.

Expectations

Jeder hat persönliche Erwartungen an ein Meeting. Sie können abweichen von den Erwartungen anderer und von dem, was als ursprüngliches Ziel für das Meeting angesetzt wurde. Daher ist es ebenso hilfreich, zu Beginn nachzufragen, welche Erwartungen die einzelnen Personen an das Meeting haben. Dies begünstigt unter anderem die aktive Gesprächsführung.

Roles

Bei Rollen denken viele wahrscheinlich an sowas wie den Protokollanten. Aber das geht auch darüber hinaus. Zum einen ist klar, dass man einen Gesprächsleiter benötigt, der durch das Meeting führt. Ab und an passiert es auch, dass so mancher Punkt auf der Agenda aus zeitlichen Gründen nicht mehr zu schaffen ist. Dafür sollte man einen Time Manager einführen. Der wirft immer ein Auge auf den Flipchart mit der Agenda. Er greift auch ein, wenn das Gespräch zu sehr vom aktuellen Thema abschweift. Last but not least gibt es noch den Parkplatzwächter. Schon mal davon gehört? Es kann sein, dass unabhängig von der Agenda noch weitere Fragen aufkommen, die nicht zum aktuellen Punkt der Agenda passen. Da kommt der Parkplatzwächter ins Spiel. Dieser notiert sich die Fragen, damit sie im späteren Diskussionsverlauf noch einmal aufgegriffen werden können. Er parkt sie quasi ein, um sie später wieder auszuparken.

Fazit

Besprecht zu Beginn des Meetings ganz kurz die PACER-Methode. Vor allem in kleineren Meetings nimmt das nicht mehr als fünf Minuten in Anspruch. Vielleicht macht ihr sogar schon in der Einladung darauf aufmerksam, dass ihr das Meeting mit PACER strukturieren wollt. So könnt ihr eure Meetings optimieren und ihr verliert vor allem nicht den roten Faden. Weitere Tipps für effiziente Meetings findet ihr auch in diesem Beitrag.

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