Ordnung am Arbeitsplatz gestalten und halten
Egal ob im Studium, beim Berufseinstieg oder bereits mitten im Arbeitsalltag – so mancher Schreibtisch kennt das, wenn das Chaos voll zuschlägt und er von Klebezetteln, herumrollenden Kugelschreibern oder losen Blattsammlungen übersät ist. Doch gerade ein unordentlicher Arbeitsplatz vermindert die Produktivität und kann zum Motivationskiller werden. Im heutigen Beitrag erfährst du, wie sich das Durcheinander bändigen lässt und man zu Ordnung am Arbeitsplatz zurückfindet.
Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form – quasi für unterwegs! Heute geben wir euch Tipps zum Thema Ordnung am Arbeitsplatz.
Ordnung ist das halbe Leben
Jeder kennt es noch aus Kindertagen: Zimmer aufräumen. In der Regel eher unbeliebt, hat man sich dann meist allerdings doch, unter endlosen Diskussionen und Ausflüchten, nicht drücken können. Chaos zu produzieren ist einfacher und macht auch deutlich mehr Spaß als aufzuräumen. Das gilt auch für den Arbeitsplatz. Dennoch, spätestens wenn unter Bergen von Papieren der Überblick verloren geht, sollte man handeln.
Kennzeichen von fehlender Ordnung am Arbeitsplatz
- ständiges Suchen nach Gegenständen
- scheinbar verschwundene Werkzeuge und Arbeitsmittel
- lange Wartezeiten
Mit der 5S-Methode zu einem ordentlichen Arbeitsplatz
Ihren Ursprung hat die 5S-Methode in japanischen Produktionskonzepten. Abläufe sollen übersichtlicher und sicherer organisiert werden, wodurch sich lästiges Suchen oder unnötige Wartezeiten verringern. 5S steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, mit denen Ordnung am Arbeitsplatz hergestellt und aufrechterhalten werden kann. In der deutschen Übersetzung beginnen die Schritte alle mit A, weshalb im deutschsprachigen Raum auch von der 5A-Methode gesprochen wird.
1. Aussortieren (Seiri)
Untersucht wird der gesamte Arbeitsplatz, ob wirklich alle dort befindlichen Gegenstände benötigt werden oder ob diese aussortiert werden können. Auch längst erledigte Aufgabenstapel gehören dazu und haben auf einem gut organisierten Schreibtisch nichts mehr zu suchen.
2. Aufräumen bzw. ergonomisch anordnen (Seiton)
Im nächsten Schritt soll eine sinnvolle Ordnung aller Gegenstände angelegt werden. Hier bietet es sich an, den Dingen einen festen Platz zuzuweisen. Werden diese auf Grund von Arbeitsprozessen in einer bestimmten Reihenfolge benötigt, ist diese selbstverständlich zu berücksichtigen.
3. Arbeitsplatzsauberkeit (Seiso)
Jeder sollte auf die Sauberkeit seines Arbeitsbereichs achten. Papierknäuel oder anderweitige Müllansammlungen, sind immer schnellstmöglich zu beseitigen. Dies fördert nicht nur das eigene Wohlbefinden, sondern auch das der Kollegen.
4. Anordnung zur Regel machen (Seiketsu)
Sobald ein Musterarbeitsplatz im Sinne der ersten drei Schritten organisiert ist, wird er als Vorbild genommen und daraus ein Standard abgeleitet. Alle anderen ähnlichen Arbeitsplätze können diesen als Vorbild nehmen ebenso strukturiert und angeordnet werden.
5. Alle Punkte einhalten und verbessern (Shitsuke)
„5A“ kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter Selbstdisziplin an den Tag legen. Regelmäßige Schulungen zum Thema können dabei ebenso helfen wie kleine Belohnungen oder Wettbewerbe. Die 5A-Methode kann sich positiv auf verschiedene Unternehmensbereiche auswirken, wenn sie konsequent umgesetzt wird und alle Mitarbeiter und Vorgesetzte an einem Strang ziehen.
Wenn ihr diese 5 Schritte befolgt, sollte Ordnung am Arbeitsplatz bei euch kein Problem mehr sein. Habt ihr auch noch Empfehlungen, den eigenen Arbeitsbereich zu organisieren und gestalten? Dann schreibt sie gerne in die Kommentare.
Wie ihr euren digitalen Arbeitsplatz, nämlich euer E-Mail-Postfach, ordentlich haltet, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Mein Name ist Ann-Kristin Nikolay und ich habe diesen Text im Rahmen eines Praktikums in der Unternehmenskommunikation von Phoenix Contact geschrieben. In Kooperation mit Phoenix Contact habe ich auch meine Bachelorarbeit zum Thema Digitalisierung der Pressearbeit geschrieben.
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