Besprechungen und Meetings gehören zum Arbeitsalltag dazu. Doch teilweise finden sie zu häufig statt, dauern zu lange oder sind schlecht organisiert. Wie gelingen effiziente Meetings? Lest mehr.

Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form – quasi für unterwegs!

Um zeitliche und personelle Ressourcen zu berücksichtigen, erfordert ein effizientes Meeting eine gute und gründliche Organisation. Wir haben euch 8 Tipps zusammengestellt:

1. Agenda und Ziele des Meetings kommunizieren

Damit eine Besprechung ergebnisorientiert organisiert werden kann, steht bereits in der Termineinladung eine schriftliche Agenda, das Ziel sowie der Zeitrahmen. Fehlen diese Informationen, entbindet das die Eingeladenen von der Teilnahme.

2. Teilnehmerkreis definieren

Oft wird zu Besprechungen und Sitzungen pauschal die ganze Abteilung eingeladen. Doch ist das immer notwendig? Vorab sollte geklärt werden, für wen das Thema wirklich relevant ist und wer zum Thema tatsächlich etwas beisteuern kann.

3. Vorbereitung der Teilnehmer

Sollen sich die eingeladenen Teilnehmer auf ein bestimmtes Thema oder eine Fragestellung vorbereiten, muss dies in der Einladung explizit angegeben sein. Im Allgemeinen gilt: Das Handout umfasst nicht mehr als drei Seiten.

4. Moderatorrolle zuweisen

Zu Beginn der Besprechung wird festgelegt, wer die Moderation übernimmt. In der Regel übernimmt der Einladende diese Rolle.

5. Konzentration auf den Termin richten

Handys sollten während der Besprechung grundsätzlich ausgeschaltet oder auf lautlos gestellt werden.

6. Pünktlichkeit einhalten

Jedes Meeting sollte pünktlich starten, ohne auf „Zuspätkommer“ Rücksicht zu nehmen. Wenn wichtige Entscheider zu Beginn des Meetings fehlen, wird das Meeting abgebrochen und ein neuer Termin angesetzt.

7. Protokoll schreiben

Zu Beginn einigen sich die Teilnehmer, ob ein Besprechungsprotokoll geführt wird und wer es führt. Grundsätzlich besteht eine Protokollpflicht, wenn Ergebnisse zu sichern sind, wenn Aufgaben oder Aktivitäten verteilt bzw. Beschlüsse gefasst werden. Bei regelmäßigen Runden empfiehlt es sich ebenfalls, ein Protokoll zu erstellen, um den Projektfortschritt zu dokumentieren.

8. Pause

Bei längeren Meetings, die mehr als zwei Stunden andauern, regelt man zu Terminbeginn die Pausen. Die  Teilnehmer können dann diese Zeiten anderweitig nutzen und so während der gesamten Besprechung anwesend sein.

Julia Fritzsch

Employer Branding gestalten und umsetzen, das ist eine meiner Aufgaben im Bereich People & Culture. Hier gehört natürlich auch unser Blog dazu. Wenn ich nicht im Büro oder auf Messen bin, gehe ich auf Konzerte und auf Reisen oder koche mit meiner Familie – am liebsten Sushi. Besucht mich auf LinkedIn.

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