Auf jede Frage eine Antwort: das Office Network
Jeder von uns hat einzigartiges Wissen. Aber was passiert, wenn wir dieses Wissen teilen? Phoenix Contact hat genau diese Vision mit dem Office Netzwerk verwirklicht. Ein Ort, an dem Sekretärinnen und Sekretäre sowie Assistenzen aus ganz Deutschland zusammenkommen. Birte Pieper, Sekretariat Chief Financial Officer, eine treibende Kraft im Organisationsteam und Julia Clarke, Sekretariat Leitung Produktion PCC, ein Mitglied des Netzwerks zeigen, wie das Netzwerk blitzschnelle Lösungen bietet und jeder von jedem lernt.
„Das Office Network entstand 2004 mit dem Ziel, Standards zu setzen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Informationsfluss zu fördern“, berichtet Birte Pieper. „Es dient vor allem dem Austausch von Wissen und Erfahrungen.“ Mittlerweile hat das Netzwerk circa 200 Mitglieder. Julia Clarke ergänzt: „Das Ansehen und die Bedeutung des Office Netzwerks haben in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Früher vielleicht mal als ‚Sekretärinnentreff’ unterschätzt, ist das Netzwerk heute ein angesehenes Gremium zum Sammeln und Verbreiten von Informationen und Richtlinien.“ Die Teilnehmenden fungieren nicht selten auch als Key-User und Schulungsbeauftragte in ihren jeweiligen Organisationseinheiten.
Office-Themen über einen Kanal
Das Besondere? „Wir sehen uns nicht nur als reine Informationsgeber. Mehr noch sind wir Multiplikatoren und oft auch die Ersten, die zur Stelle sind, wenn Unterstützung benötigt wird – wie eine Art ‚Ersthelfer’“, erklärt Birte Pieper. Dabei gibt Julia Clarke Einblicke in die Bandbreite der Themen: „Das Netzwerk ist der zentrale Ort für alle essenziellen Themen, die unsere Arbeit im Office prägen. Ob es um die Einführung neuer Software geht, Updates zu Reiserichtlinien, Compliance-Richtlinien oder Neuerungen in unserer Corporate Identity: All das und noch viel mehr landet hier und wird von uns weiterverbreitet.“
Ein unersetzlicher Ressourcenpool
Birte Pieper hebt hervor, wie offen und gleichberechtigt das Netzwerk funktioniert: „Bei uns wird nicht gewertet, ob man viel oder wenig weiß. Es geht vielmehr darum, schnelle Unterstützung zu erhalten.“ Die Atmosphäre im Office Network? „Durchweg positiv.“ Fragen im Kanal? „Meist blitzschnell beantwortet.“ Julia Clarke stimmt dem zu und sieht das als Herzstück des Zusammenhalts: „Wir arbeiten Hand in Hand, ohne Rang und Namen.“ Diese Kultur von Respekt und Zusammenarbeit lässt die Unternehmenswerte von Phoenix Contact wirklich aufblühen.
Für Julia Clarke ist das Netzwerk von unschätzbarem Wert. „Bei speziellen Themen weiß ich, an welche Kolleginnen und Kollegen ich mich wenden kann. Hier wird Austausch auf Augenhöhe gelebt.“ Sie vergleicht die besondere Organisationsstruktur ohne festen Chef mit dem Alltag in der Familie. „In unserer Organisation fehlt der traditionelle Chef, ähnlich wie in einer Familie“, erklärt Julia Clarke. „Zuhause gibt es ja auch nicht den EINEN Chef. Zum Beispiel verfolgt meine 13-jährige Tochter oft andere Ziele als ich. Der Schlüssel liegt darin, einander zu respektieren, verschiedene Meinungen zuzulassen und stets offen und interessiert zu diskutieren.“
Struktur, Kommunikation und Nähe
Birte Pieper gibt einen Einblick in das Gefüge des Office Netzwerks. „Das Organisationsteam setzt sich aus fünf Personen aus diversen Bereichen des Unternehmens zusammen. Daneben haben wir Mitglieder aus Tochtergesellschaften im gesamten Bundesgebiet.“ Und Arbeitsgruppen? „Sie werden je nach Thema ins Leben gerufen. Und wenn es ins Detail geht, ziehen wir Fachreferenten hinzu, die das Thema dann tiefgehend beleuchten“, erläutert sie.
Doch wie bleibt so ein dynamisches Netzwerk im stetigen Austausch? „Regelmäßige Treffen sind das eine. Aber unser Microsoft Teams-Kanal ist das Herzstück. Dort können Fragen und ‚Hilferufe’ jederzeit gestellt werden. Die Antworten werden fast im Minutentakt gegeben. Da ist wirklich immer Bewegung drin“, betont Birte Pieper. Das Netzwerk ist aber nicht nur ein Ort für den Austausch von Informationen, wie Julia Clarke betont: „Es ist auch eine Quelle für persönliches und berufliches Wachstum sowie gegenseitige Unterstützung.“
Im Office Netzwerk von Phoenix Contact geht es nicht nur um Arbeit. Es ist eine lebendige Community, die ständig am Puls der Zeit bleibt. Durch gute Kommunikation und Kollaboration zeigen die Mitglieder, was echte Teamarbeit ausmacht.
Employer Branding gestalten und umsetzen, das ist eine meiner Aufgaben im Bereich People & Culture. Hier gehört natürlich auch unser Blog dazu. Wenn ich nicht im Büro oder auf Messen bin, gehe ich auf Konzerte und auf Reisen oder koche mit meiner Familie – am liebsten Sushi. Besucht mich auf LinkedIn.
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