Comprar componentes elétricos é um desafio para montadores de painéis.   Veja como ser mais eficiente

Na montagem de painéis elétricos é natural nos preocuparmos com a compra dos itens críticos e de maior valor. Chaves seccionadoras, transformadores, conversores de frequência, controladores programáveis e a própria estrutura do painel recebem atenção especial pela relevância em custos e criticidade nos prazos de entrega.

Entretanto, tendemos a prestar menos atenção na especificação, seleção e compra dos pequenos componentes de montagem. Bornes, terminais, identificadores, trilhos, canaletas e acessórios são miscelâneas que perfazem 10 a 15% do custo de um painel elétrico típico, mas podem ultrapassar 50% da quantidade de itens a serem comprados para a montagem elétrica.

Uma gestão de compras deficiente desses itens pode trazer grandes dores de cabeça: imagine justificar ao seu cliente que não foi possível entregar um painel no prazo porque faltaram identificadores!

Felizmente há maneiras para se minimizar riscos tomando alguns cuidados simples durante o processo de compras de miscelâneas:

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1. Use o seu fornecedor como sua Engenharia

Com a pressão por prazos e as margens apertadas dos projetos, fica difícil encontrar tempo para procurar novas soluções no mercado e por isso acabamos sempre usando os componentes que já estamos acostumados, certo?

Talvez aqui você esteja deixando passar grandes oportunidades de se incrementar o seu painel elétrico, reduzir custos totais de montagem e apresentar uma solução melhor para o seu cliente.

Um fornecedor parceiro se encarrega de sempre trazer novidades que melhorem a eficiência do seu projeto, atuando como um perfeito Departamento de Engenharia avançado. Delegue o seu desafio para ele: seja melhorar a qualidade, reduzir custos e/ou prazo de entrega, e esteja aberto a ouvir o que ele tem a oferecer.

E o que é melhor, é uma consultoria gratuita!

2. Um bom projeto minimiza retrabalho em compras

A qualidade final da montagem começa num bom projeto de engenharia. Quanto melhor forem definidos os componentes e o sistema de montagem, menos não-conformidades serão encontradas durante a montagem e mais rápida ela será.

Por isso, antes de partir para a compra de componentes, esteja com o projeto pronto e aprovado pelo seu cliente final.

Há muitas opções interessantes no mercado de softwares de engenharia que auxiliam seu projetista a não somente elaborar um projeto livre de falhas, mas a emitir listas de materiais completas, conectadas a bancos de dados de fornecedores de componentes, e auxiliar a pré-montagem e preparação de cabos e sub-conjuntos.

3. Firme acordos de fornecimento e reduza o tempo com cotações

No processo tradicional, para cada projeto e cada conjunto de componentes, você solicita cotações de pelo menos três fornecedores previamente aprovados, seleciona o fornecedor com a melhor oferta, negocia e fecha com ele, correto?

Para os itens mais relevantes, esse processo faz sentido. Mas se você faz isso para as miscelâneas, você está consumindo um tempo precioso ao lidar com uma infinidade de cotações e nem sempre fechar aquela com as melhores opções – principalmente se sua empresa costuma fechar cada projeto com fornecedores diferentes em busca dos menores preços!

Esse é o típico exemplo de como o barato sai caro: com o seu shopping de preços você compra um monte de itens baratos de vários fornecedores diferentes que na hora da montagem consomem muito mais tempo devido à falta de conceito de sistema entre eles.

Aí será como tentar encaixar uma peça Playmobil em outra peça Lego. Não fazem parte de um mesmo sistema de montagem.

Nesse caso, o melhor a fazer é selecionar um fornecedor que trabalhe com acordos de fornecimento e que ofereça linhas de produtos pertencentes a um mesmo conceito de sistema.

Defina quais são os itens que você mais consome num certo período (por exemplo, um ano) e solicite uma cotação global de preços e prazos para esses itens. Firme um acordo de fornecimento com as suas expectativas descritas nas cláusulas.

Quando for comprar material, refira-se à esse acordo de fornecimento e simplesmente envie seus pedidos de compras. Assim você ganhará produtividade no processo de compras garantindo integridade com a governança de sua empresa.

4. Compre componentes em lotes por projeto

Imagine que você vá montar ao mesmo tempo dez quebra-cabeças iguais, mas as peças são fornecidas avulsas por vários fornecedores diferentes.

Ao receber 10 peças do primeiro fornecedor, você terá que separar uma peça para cada  quebra-cabeça. O mesmo com segundo fornecedor, com o terceiro, etc.

Quando você possui vários projetos a executar, com o volume de itens e pedidos de compras a administrar ficará difícil você manter o controle de qual item deve ser separado para qual projeto. Sua equipe de separação de materiais deverá ser treinada e precisará de um sistema robusto para administrar tudo isso.

Uma opção inteligente é solicitar ao seu fornecedor que entregue os componentes já separados e identificados por projeto. Assim, quando eles chegarem à sua empresa, seguirão diretamente para a montagem e alocados ao projeto, simplificando sua conferência de entrada e a separação de materiais. Fácil assim.

Uma alternativa interessante é comprar os vários componentes já previamente montados em conjuntos, prontos para serem fixados no painel. Por exemplo, ao invés de comprar vários bornes e relés avulsos, solicite ao fornecedor montá-los em réguas. A ideia de sub-conjuntos vale muito a pena quando fabricamos vários painéis iguais.

5. Compre os materiais por loja virtual ou via EDI.

A coisa funciona mais ou menos assim: o seu sistema gera a necessidade de compra de alguns itens. Você prepara o pedido de compras, anexa a um email, envia ao seu fornecedor e espera que ele imediatamente processe o seu pedido e o entregue “ontem”.

Passados alguns dias, nada acontece. Aí você liga para o fornecedor para fazer um follow-up e descobre que o seu e-mail com o pedido ficou preso no anti-spam e não foi processado até o momento. Já passou por isso, né?

Ao gerar um pedido em uma loja virtual, tudo é processado automaticamente. Você tem certeza de que o seu pedido foi recebido e confirmado. Seu pedido no fornecedor segue direto para a separação de materiais, embalagem e expedição, quase sem interferência humana. Chances de erro próximas de zero, tempo de processamento de pedido mínimo.

Quando o seu volume de compras com um fornecedor é grande e frequente, uma alternativa ainda mais interessante é estabelecer um sistema automático de troca de dados eletrônica, ou EDI (Electronic Data Interchange) com ele.

Com o EDI, o seu sistema transmitirá automaticamente seu pedido de compras ao sistema do fornecedor, que processará automaticamente o pedido, sem necessidade de interferência humana. Chance de erros zero, processamento do pedido é imediato.

6. Concentre o seu recebimento de materiais em dias específicos

Se você tem uma grande frequência de compras, planeje o seu recebimento de materiais para ocorrer em dias da semana específicos, como terças e quintas-feiras.

A sua empresa ganhará produtividade no recebimento e armazenagem de mercadorias, estabelecendo um ritmo para sua montagem.

7. Simplifique o pagamento de faturas

Com um grande volume de projetos, imagine que diariamente você estará enviando pedidos ao seu fornecedor, cada pedido com vários itens e todos com prazos de entrega distintos.

Se você somente aceitar a entrega do pedido completo, o prazo de entrega do pedido será definido pelo item de maior lead time. Isso talvez não permita que você antecipe alguma etapa de montagem.

Se você permitir que o fornecedor faça entregas parciais, você terá uma grande quantidade de faturas para lidar e boletos para pagar.

Qual é a solução?

Solicite ao seu fornecedor que aglutine itens de vários pedidos diferentes numa mesma fatura. Além disso, defina dias específicos de vencimento das faturas, como por exemplo, terças e quintas-feiras, ou dias 10 e 20 do mês.

Ao fazer isso, você simplificará o controle de documentos e a gestão de pagamentos. O seu Contas a Pagar agradece!

O que você achou deste artigo? Você tem alguma outra ideia para aumentar a eficiência nas compras de componentes de montagem? Compartilhe conosco!