{"id":3875,"date":"2018-10-29T07:00:35","date_gmt":"2018-10-29T06:00:35","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.phoenixcontact.com\/hr-de\/?p=3875"},"modified":"2019-08-21T15:07:34","modified_gmt":"2019-08-21T13:07:34","slug":"umgang-mit-der-e-mail-flut","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.phoenixcontact.com\/hr-de\/umgang-mit-der-e-mail-flut\/","title":{"rendered":"Die E-Mail-Flut bew\u00e4ltigen"},"content":{"rendered":"

E-Mails sind f\u00fcr viele im Berufsalltag die wichtigste Form der Kommunikation. 21 E-Mails landen im Durchschnitt pro Tag im Posteingang. Laut einer repr\u00e4sentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands „Bitkom“ sind das\u00a0drei mehr als noch vor vier Jahren.\u00a0Die E-Mail bleibt damit das Kommunikationsmittel Nummer eins. Im Beitrag erfahrt ihr, wie man die E-Mail-Flut schneller in den Griff bekommt.<\/p>\n

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Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen f\u00fcr dich und geben hilfreiche Tipps f\u00fcr den Alltag in kompakter Form\u00a0\u2013<\/span>\u00a0quasi f\u00fcr unterwegs! Im Beitrag erfahrt ihr, mit welchen einfachen Regeln man die Flut an E-Mails schneller in den Griff bekommen kann.<\/p>\n

Produktivit\u00e4t steigern <\/strong><\/h2>\n

Eine Vielzahl an eingehenden E-Mails kann das konzentrierte Arbeiten st\u00f6ren. Daher sollten die E-Mails lieber bewusst abgerufen werden. Im Idealfall solltet ihr euch eine definierte Zeit pro Tag blocken, um eingegangene E-Mails zu lesen und zu beantworten. Ein weiterer St\u00f6rfaktor sind optische und akustische Signale, die auf neue E-Mails hinweisen. Diese sollten in jedem Fall deaktiviert werden.<\/p>\n

Struktur und Suche nutzen<\/strong><\/h2>\n

\"Ordner\"<\/a>Alle eingehenden E-Mails im Posteingang zu sammeln f\u00fchrt schnell dazu, dass man den \u00dcberblick verliert. Eine Ordnerstruktur im eigenen E-Mail-Programm kann hier Abhilfe verschaffen. Hier k\u00f6nnen dann ein- und ausgehende E-Mails nach verschiedenen Projekten und Themen verwaltet und einsortiert werden. Idealerweise \u00fcbernimmt man die Ordnerstruktur des jeweiligen Teams. Eine solche strukturierte und systematische Ablage erleichtert die Suche nach bestimmten E-Mails. Zus\u00e4tzlich kann man hierbei auf die ausgedruckte physische Ablage verzichten.<\/p>\n

Treffende Betreffe verwenden<\/strong><\/h2>\n

Bestimmte Kennzeichnungen im E-Mail-Betreff erm\u00f6glichen den Empf\u00e4ngern, die Relevanz der E-Mail effizienter bewerten zu k\u00f6nnen. Folgende g\u00e4ngige Bezeichnungen k\u00f6nnen hierf\u00fcr verwendet werden:<\/p>\n

    \n
  • TODO:<\/span><\/strong> Aufgabe an den Empf\u00e4nger.<\/li>\n
  • ENTSCHEIDUNG:<\/strong><\/span> Bitte um eine Entscheidung durch den Empf\u00e4nger.<\/li>\n
  • INFO:<\/span><\/strong> Eine Mitteilung an die Empf\u00e4nger, die keine Aktion verlangt, sondern lediglich informiert.<\/li>\n
  • SOFORT:<\/span><\/strong> Dringend! Eine Mitteilung an den Empf\u00e4nger, die unmittelbar beantwortet werden muss.<\/li>\n
  • FRAGE:<\/span> <\/strong>Bitte an den Empf\u00e4nger um Zusendung einer Information.<\/li>\n
  • EOM:<\/span><\/strong> Am Ende des Betreffs bedeutet \u201eEnd of Message\u201c, dass die Nachricht nicht ge\u00f6ffnet werden muss. Alle Informationen stehen im Betreff.<\/li>\n<\/ul>\n

    Ruhig auch mal zum Telefon greifen<\/strong><\/h2>\n

    Bei komplexen und auch zwischenmenschlichen Themen sollte lieber zum Telefon gegriffen werden. Gerade bei umfangreichen Inhalten ist ein Telefonat von zehn Minuten schneller abgehandelt als eine E-Mail, f\u00fcr die man eine halbe Stunde ben\u00f6tigt. Auch das Risiko f\u00fcr Missverst\u00e4ndnisse l\u00e4sst sich so reduzieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    E-Mails sind f\u00fcr viele im Berufsalltag die wichtigste Form der Kommunikation. 21 E-Mails landen im Durchschnitt pro Tag im Posteingang. Laut einer repr\u00e4sentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands „Bitkom“ sind das\u00a0drei mehr als noch vor vier Jahren.\u00a0Die E-Mail bleibt damit das Kommunikationsmittel Nummer eins. 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