Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form – quasi für unterwegs! In diesem Beitrag stellen wir euch ein Meeting-Format namens Lean Coffee vor, das die schlechten Voraussetzungen für ein Meeting nutzt, um daraus etwas Gutes entstehen zu lassen. Konkret heißt das: Mit Lean Coffee könnt ihr zukünftig Meetings optimieren und effizienter gestalten. Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren!

Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben es schon erlebt: unproduktive, wenig zielführende Meetings, die unsere kostbare Zeit fressen. Häufig genannte Gründe für schlechte Meetings sind eine fehlende Zielsetzung oder Agenda. Auch wenn der chinesische Philosoph Laotse sicherlich größer gedacht hat, lässt sich seine uralte Weisheit heute auch auf unsere Meetings übertragen: Wer kein Ziel hat, kann auch keins erreichen.

Was ist Lean Coffee? 

Lean Coffee ist ein Format für ein agendaloses Treffen ohne eine vorab formulierte Zielsetzung. Ja, ihr habt richtig gelesen: es gibt vorab keine Agenda, kein definiertes Ziel. Stattdessen werden die Themen zu Beginn des Treffens in der Gruppe festgelegt und priorisiert. Die Teilnehmenden dürfen auch eigene Themen mitbringen, z. B. wenn sie in einem Projekt die Unterstützung von anderen in Anspruch nehmen möchten.  

Kurz zur Entstehung: Das erste öffentliche Lean Coffee wurde von Jeremy Lightsmith und Jim Bensen im Jahr 2009 in den USA durchgeführt. Beide Agile Coaches wollten eine schlanke Lösung finden, die den kollegialen Wissensaustausch befördert. Nach dem Vorbild des Lean Thinking geht es beim Lean-Coffee-Format darum, persönliches Lernen, Eigenverantwortung und Wissensaustausch miteinander zu verknüpfen. Und das in einer lockeren Atmosphäre. 

Wie funktioniert Lean Coffee? 

Vor dem Meeting: die Einladung 

In der Regel wird zu einem Lean Coffee öffentlich eingeladen. Du kannst z. B. einen Blogbeitrag im Intranet veröffentlichen oder du entscheidest dich für einen öffentlichen Post auf einer Social-Media-Plattform deiner Wahl. Teilnehmen darf jeder, der interessiert ist. Oder du lädst einen ausgewählten Teilnehmerkreis ein. Auch das ist möglich.

Es ist sinnvoll, Start und Ende der Veranstaltung fest zu terminieren, um dem offenen Format eine gewisse Disziplin zu verleihen. Alles, was du vorbereiten musst, ist ein einfaches Kanban-Board mit drei Spalten: 1) Bereit, 2) In Arbeit und 3) Erledigt. Nutze dafür einfach ein Flipchart oder eine Metaplanwand. Für Online-Meetings – beispielsweise in Microsoft Teams – eignet sich das digitale Whiteboard. 

Eine wichtige Spielregel gibt es: Ein Lean Coffee ist ein geschützter Raum, in dem die Teilnehmenden frei sprechen können. Alles Gesagte bleibt in dem Raum. 

Kanban-Board im Lean Coffee Meeting
Hier ein Beispiel für ein Kanban-Board im Lean Coffee Meeting 

Im Meeting: der Ablauf  

Wie schon gesagt, priorisiert die Gruppe zu Beginn gemeinsam die Themen. Diese werden auf Karten festgehalten und bewertet. Entscheidet selbst, wie viele Stimmen jeder Teilnehmende abgeben darf. Bewährt haben sich zwei Stimmen pro Teilnehmer/in, die kumuliert werden dürfen. Haben die Teilnehmenden ihre Stimmen abgegeben – z. B. durch das Markieren einer Karte -, werden alle Karten in der Spalte „Bereit“ sortiert. Das höchst-bewertete Thema steht ganz oben, das am niedrigsten bewertete ganz unten. 

Jetzt kann es losgehen: Die oberste Karte wird in die Spalte „In Arbeit“ geschoben und von der Gruppe in einem festgelegten Zeitfenster diskutiert. Beim Timeboxing hilft ein digitaler Timer wie der Timer Design Thinking Coach, oder eine Person übernimmt die Rolle des Timekeepers.  

Nach Ablauf des Zeitfensters entscheidet die Gruppe per Mehrheitsentscheid, ob die Diskussion weitergeführt wird. Ist die Mehrheit dafür, wird die Diskussion um eine weitere „Timebox“ fortgesetzt. Ist die Mehrheit dagegen, wird die zugehörige Karte in die Spalte „Erledigt“ verschoben. 

Es folgt eine neue Runde mit gleichem Vorgehen: Die nächste oberste Karte in der Spalte „Bereit“ wird in „In Arbeit“ geschoben. Das neue Thema wird im festgelegten Zeitfenster diskutiert. Dieses Prozedere könnt ihr so lange wiederholen, bis alle Karten diskutiert worden sind oder das Zeitfenster für das Lean-Coffee-Meeting abgelaufen ist. 

Nach dem Meeting: offene Themen

Alle Themen, die nicht besprochen werden, können im nächsten Meeting wieder auf die Agenda gesetzt werden. 

Wofür eignet sich Lean Coffee (nicht)? 

Das Format eignet sich für kleinere Gruppen, sodass die Teilnehmenden eigene Fragestellungen einbringen und auf Augenhöhe diskutieren können. Die Visualisierung am Kanban-Board bringt Struktur in das themenoffene Meeting. Und das Timeboxing hilft euch, ausufernde Diskussionen zu vermeiden.

Auch die schlanke Vorbereitung ist besonders vorteilhaft, wenn es mal schnell gehen muss. Zum einen hält sich der organisatorische Aufwand in Grenzen, zum anderen sind die Anforderungen an die moderierende Person minimal.

Je größer eine Gruppe wird, desto schwieriger ist die Anwendung dieses Formats. Daher eignet sich Lean Coffee nicht für größere Gruppen, in denen spezifische Fragestellungen intensiv bearbeitet werden sollen.  

In einem anderen Blogbeitrag zeigen wir euch, wie ihr mit der PACER-Methode Meetings ebenfalls besser strukturieren könnt.

Ein letzter Tipp 

Es gibt auch viele „öffentliche“ Lean Coffee Veranstaltungen – schaut z. B. hier: http://leancoffee.eu/. Wenn ihr bei Xing aktiv seid, könnt ihr der Lean Coffee-Gruppe folgen und euch über laufende Veranstaltungstermine informieren lassen. Solche öffentlichen Treffen eignen sich super, um Wissen branchenübergreifend auszutauschen. Und ihr könnt euch Inspirationen für die tägliche Arbeit holen. Klingt gut, oder? 

Probiert es aus und hinterlasst gern einen Kommentar, wie es euch mit dem Format ergangen ist.

Zum Abschluss noch was Feines für eure Meeting-Räume: Ich bin bei meinen Recherchen auf ein tolles Poster gestoßen, das ich gern mit euch teilen möchte. 

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