Dienstreise – Tipps und Travel-Hacks

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Trotz zunehmender Bedeutung von Videokonferenzen und anderen virtuellen Meetings gehören Dienstreisen immer noch zum Arbeitsalltag vieler Beschäftigter. Um Stress und Ärger vor Ort zu vermeiden, muss die Dienstreise im Vorfeld gut geplant werden. Unsere Travel-Hacks helfen dabei, sich gut vorzubereiten.

Dienstreise am Flughafen

Mit unserer Career-to-go-Reihe beleuchten wir verschiedene Karrierethemen für dich und geben hilfreiche Tipps für den Alltag in kompakter Form  quasi für unterwegs!

Koffer packen, Reiseapotheke organisieren, sich auf den Flug vorbereiten: In den meisten Punkten ähnelt die Dienstreise dem privaten Urlaub. Entscheidender Unterschied: Auf Dienstreisen warten feste Termine. Da ist Zeitdruck vorprogrammiert. Diese Tipps helfen.

1. Die Abwesenheit im Büro planen

Damit auch das Tagesgeschäft während der Dienstreise geregelt ist und nicht unnötig zur Belastung wird, sollten einige Dinge vor Antritt geregelt sein:

  • Vertreter bestimmen
  • Ggf. Vollmachten erteilen
  • Alle wichtigen Reiseunterlagen und Kontaktmöglichkeiten hinterlegen
  • Obwohl man sicherlich zwischendurch die E-Mails checkt: Abwesenheitsnotiz für den Zeitraum der Dienstreise hinterlegen
  • Längere Dienstreise bei wichtigen Schnittstellen ankündigen

2. Auf Nummer sicher gehen

Vor einer Dienstreise sollten alle wichtigen Reisedokumente wie Pass, Visum, Impfpass, Flugticket, Hotelbuchung usw. eingescannt und als PDF zusammengefasst werden. Das PDF kann dann anschließend in einer Cloud oder im privaten Postfach hochgeladen werden. So hat man auch bei Verlust der Dokumente dank Smartphone oder Laptop weltweit Zugriff darauf. Übrigens auch für private Urlaubsreisen ein beliebter Travel-Hack.

3. Der Garant “Handgepäck”

Was man immer bei sich trägt, kann nicht (so einfach) verloren gehen. Um für den Worst-Case vorbereitet zu sein, sollte man den Inhalt seines Handgepäcks gut wählen. So wäre die Überbrückung, bis das richtige Gepäckstück den Besitzer erreicht, etwas leichter.

  • Wichtige Reisedokumente (Pass, Visum, Impfpass)
  • Geschäftsunterlagen
  • Ladekabel für Laptop, Handy & Co.
  • Kleidung zum Wechseln
  • Medikamente

Unser Tipp: Bereits für den Flug Kleidung wählen, die im Notfall für den ersten Geschäftstermin taugen.

Übliche Handgepäckbestimmungen:

  • Economy: Meistens ist ein kleines Gepäckstück erlaubt.
  • Business: Meistens sind zwei kleine Gepäckstücke erlaubt.

Teilweise ist zusätzlich eine Laptop- oder Handtasche erlaubt. Für detaillierte Angaben am besten vor Abflug direkt bei der bei der Fluggesellschaft anfragen.

4. Abhilfe schaffen für Zeitdruck

Dienstreisende haben meistens einen eng getakteten Zeitplan. Nach der Landung wartet schon die Anschlussverbindung. Wird diese verpasst, gerät man in Zeitverzug und schafft es ggf. nicht mehr pünktlich zum Geschäftstermin. Um sich einen zeitlichen Vorteil zu verschaffen, empfiehlt es sich, schon vor Antritt der Dienstreise einen Überblick über die Flughäfen und Bahnhöfe zu gewinnen. Mit Hilfe von Google Street View lässt sich beispielsweise an sehr vielen Flughäfen in Asien, Amerika und Europa durch virtuelle Rundgänge die Route zwischen den Terminals planen.

5. Dienstreise-Packlisten erstellen

Das Internet ist voll mit hilfreichen Check- und Packlisten für Dienstreisen. Außerdem gibt es zahlreiche kostenlose Apps, die beim Kofferpacken helfen. Vorgefertigte Listen können dabei um individuelle Wünsche erweitert und abgespeichert werden. Von Kleidung über Reiseapotheke bis zu Elektrogeräten ist an alles gedacht worden. So wird das Kofferpacken zum Kinderspiel.

Wir wünschen eine erfolgreiche Dienstreise und happy Travelling!

Über den Autor

Als Mitglied der Generation Y bin ich mit Blogs und anderen Social-Media-Kanälen aufgewachsen. Für mich sind diese Medien mehr als nur eine digitale Spielerei. Privat und beruflich verbringe ich viel Zeit im Internet und weiß Beiträge und Posts mit Mehrwert für den Nutzer zu schätzen. Es darf aber auch mal analog sein  z. B. wenn der eigene Plattenspieler anstatt Spotify zum Einsatz kommt. Meine Freizeit verbringe ich in der Nähe von Bielefeld am liebsten mit Hündin Mila, Fotografie und Kochen. Besucht mich auf LinkedIn.

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